Lorsqu’on rédige son dossier de presse, il est bien évident de vouloir que le journaliste le lise, y consacre du temps, et mieux encore, lorsqu’il publiera un papier sur votre entreprise. Il est évident que tout le monde en rêve ! Cependant, attention ! Pour éviter les erreurs les plus courantes, voici quelques étapes pour écrire et composer votre dossier de presse. 

Motivations pour contacter les journalistes avec un dossier de presse

Que vous soyez un particulier et que vous souhaitez parler de votre art. Une association qui recherche des bénévoles, ou qui organise des manifestations. Une jeune entreprise qui vient d’être créé, et vous souhaitez faire parler de vous, de vos services et/ou de vos produits. Les raisons qui vous poussent à transmettre votre dossier de presse au journaliste est bien d’obtenir un article dans la presse locale, nationale et/ou spécialisée sont légitimes. Mais pour se faire, il vous faudra faire preuve de méthodologie, entre autre.

Interpeller les journalistes avec votre dossier de presse

Contacter la presse, c’est facile ! Les coordonnées des rédactions se trouvent avec facilité ! Et n’importe qui peut décrocher son téléphone pour recevoir l’adresse mail du journaliste qui nous intéresse. Ou ouvrir son navigateur, aller sur le site du journal, et écrire via la rubrique « contact » pour les contacter et envoyer vos documents !

Malheureusement, le constat est que 90% des communiqués de presse finissent dans la poubelle, sans même avoir été survolé ! Je ne parle même pas d’être lu, mais bien d’un survol ! Vous êtes-vous mis 5 minutes à la place du journaliste ? Savez-vous combien de communiqué de presse il reçoit au quotidien ? Alors, réfléchissons et ne reproduisons pas les erreurs les plus communes faites par… la recherche de la simplicité…

Déterminer l’objectif de votre communiqué de presse

L’objectif du communiqué de presse est d’attirer l’attention du journaliste, pour qu’à son tour, il s’intéresse à vous, à votre activité ou à votre produit, à votre manifestation, pour ensuite écrire un article à votre sujet. Pour se faire, voici une série de 4 actions à mettre en place pour réaliser un bon dossier de presse. 

Action 1 : Répondre aux 5W avant de se lancer dans la rédaction du dossier de presse

Avant de commencer quoi que ce soit, définissez les 5W auxquels doit répondre votre communiqué de presse. « Who ? » « What ? » « Where ? » « When ? » et « Why ? »  (Qui, quoi, où, quand et pourquoi ?) En clair, dans une seule phrase ou presque, vous pouvez déjà apporter l’ensemble des réponses ! Oubliez une seule de ces réponses, et le journaliste sera tenté de passer au mail suivant ! Rudimentaire me direz-vous ! Ou basic ! Sauf que bon nombre de personnes oublient soit le lieu, soit l’heure lorsqu’il s’agit d’un événement ! Comment faire pour nous y rendre s’il manque la moitié de l’information ?

Action 2 : Pensez à la forme

Comme dit plus haut, l’objectif de votre communiqué de presse est d’accrocher votre lecteur, qui n’est autre que le journaliste dans ce cas présent. Faut savoir qu’ils reçoivent plus d’une centaine de communiqués par jour ! Alors, pour sortir du lot, il vous faudra être « tape à l’œil » ! L’ensemble des dossiers de presse arrivent écrit noir sur fond blanc, avec des polices standard. Votre temps est précieux ! Celui de vos journaliste l’est tout autant ! Et j’aimerai vous mettre en garde, car il n’est pas à votre disposition ! Leurs sujets, leurs articles ? Ils doivent les rendre dans le délais de bouclage ! Ils n’ont pas une seule seconde à perdre !

En négligeant la forme, vous perdez le lecteur. Donnez envie de lire votre communiqué de presse ! Inspirez l’envie… C’est comme une pâtisserie ! C’est son aspect extérieur qui vous donnera envie de croquer dedans ! (oui, je sais, je parle aux plus gourmands !)

Pour se faire, vous devez penser à ces 3 éléments composants le contenant : le design, la forme et l’accroche. N’ayez aucune limites ! Il vous faudra faire preuve de créativité et d’originalité !

Exemple de choses vues : une société travaillant dans le vin et en bord de mer, a « lancé une bouteille à la mer ». Une bouteille avec à l’intérieur le communiqué de presse et un mot pour le journaliste. Dans mes souvenirs, il y avait aussi une petite douceur avec ! Mais, je vous rassure ! Vous n’êtes pas obligé d’aller aussi loin ! Il faut que votre démarche vous ressemble !

Commencez par mettre de la couleur, utilisez votre charte graphique, une belle couverture illustrée, des accroches travaillées et soignées. Ainsi, vous multiplierez par 10 vos chances d’être au moins lu !

Action 3 : élaborez votre langage

L’erreur type rencontrée lors de la lecture des communiqués de presse, c’est l’utilisation du langage commercial. Le dossier de presse est là pour informer que votre produit existe, et non pour le vendre au journaliste. Vous vous adressez à votre partenaire et non à votre client. En utilisant un discours trop commercial, vous perdrez votre auditoire. Votre communiqué de presse vous sert à donner de l’information. Les éléments de langages utilisés seront descriptifs et sur l’utilité de vos produits et de vos services. Ou sur l’événement que vous organisez !

Les superlatifs comme « meilleur », « exceptionnel », « formidable », « numéro 1 du marché »… ne serviront à rien. Idem, évitez de vous comparer à votre concurrence. Évitez les « meilleurs que », « plus beau que » etc…

L’autre objectif de votre dossier de presse set de vous focaliser sur votre événement, votre produit, votre service, votre entreprise.

Et pourquoi pas en parler comme si vous décriviez ce dont vous voulez faire part, à un ami qui vous demande des informations sur le sujet !

Vous l’avez compris ! Pour faire fuir un journaliste, rien de tel que de trop en faire et de jeter la poudre aux yeux !

Action 4 : Restez réaliste pour vendre votre communiqué de presse

La grande qualité dont fait preuve le jeune chef d’entreprise est l’enthousiasme. Cependant, faites attention à ce que cette qualité ne se transforme pas très vite en défaut ! Lorsque vous vous lancerez dans l’écriture de votre dossier de presse, restez réaliste, les pieds sur terre, afin de ne pas perdre en crédibilité.

En vantant de trop les mérites de votre conférence de presse ou de votre événement, ou sur votre produit, et que lorsqu’ils se déplaceront pour vous rencontrer et qu’ils seront déçu par la réalité, 2 grandes conséquences s’en feront ressentir :

• La première sera un reportage négligé et/ou superficiel. N’ayant pas eu d’assez de matière, des informations n’étant pas à la hauteur, votre message ne pourra pas être transcrit de la manière dont vous l’auriez souhaité. Et vous manquerez votre objectif : atteindre le lecteur.
• Autre conséquence un peu plus grave, c’est que s’ils le peuvent, ils ne publieront pas votre reportage au profit d’un autre sujet ayant plus de contenu, plus de matière. Et en plus, à cela, ils vous ajouteront à la liste des black-listés. Et vous voilà radié auprès du média en question, au grand risque de finir à la poubelle lors de vos prochain communiqués de presse ! Donc, veillez à bien mettre en valeur votre événement, à la hauteur de sa valeur ! Ne promettez pas à la lune.

S’il s’agit d’un événement, dites clairement combien de personnes vous attendez. N’essayez pas de promettre 500 personnes si vous en avez invité 100 ! Si vous parlez de votre produit, ne dites pas qu’il révolutionnera le monde si déjà il en existe 10 autres sur le marché !

Conclusion pour réaliser un bon dossier de presse

Grâce à ces grandes lignes, vous maximiserez déjà vos chances d’être lu et contacté par le journaliste. Dans un prochain article, j’ajouterai également comment prendre contact avec les journalistes pour encore mieux réussir votre stratégie de communication.

Je terminerai cet article sur : lancez-vous !

Mieux vaut un dossier de presse imparfait mais réaliste, envoyé au journaliste, qu’un communiqué de presse sur lequel vous aurez passé plus de temps encore, mais que vous n’enverrez jamais. Lequel des deux aura plus de chance de vous apporter du résultat ? Celui qui est parti ? Ou celui dans vos brouillons ?

Fixez-vous une deadline pour l’envoyer. Nous sommes mardi ? Dites-vous que lundi prochain, votre dossier de presse partira ! Vous avez besoin d’aide pour faire la rédaction de votre communiqué de presse, dossier de presse, article ? Ou que sais-je encore ! N’hésitez pas à me contacter ! Je suis là pour vous aider et vous accompagner !

 

 

 

 

Cendrine Miesch
LaPtiteAlsacienne
Rédacteur Web en Alsace (France)